RFID技術即射頻識別技術（Radio Frequency Identification），是自動識別技術的一種，通過無線射頻方式進行非接觸雙向數(shù)據(jù)通信，利用無線射頻方式對記錄媒體（電子標簽或射頻卡）進行讀寫，從而達到識別目標和數(shù)據(jù)交換的目的，它也因高效的數(shù)據(jù)傳輸功能成為智慧檔案室中輔助檔案自動化的“私人管家”
      一套完整的RFID系統(tǒng)， 是由閱讀器與電子標簽及應用軟件系統(tǒng)三個部分所組成，在智慧檔案室中則分別表現(xiàn)為RFID手持機、RFID檔案標簽以及RFID盤點車。RFID手持機設備滿足手動式館內(nèi)圖書館數(shù)據(jù)采集、盤點、架位整理和查找等工作。RFID檔案標簽則作為數(shù)據(jù)記錄的輔助工具，輔助檔案館相關工作人員完成館內(nèi)檔案文件數(shù)據(jù)采集、盤點、架位整理和查找等工作。RFID盤點車則具有快速讀取標簽性能和優(yōu)良的讀寫區(qū)域控制能力，48個小時持續(xù)工作，超長續(xù)航，提高工作效率，是一款功能卓越、易實操、自助型的自助設備，尤其適用于圖書館、檔案室的使用。
      RFID技術在智慧檔案室中的功能體現(xiàn)包括且不限于：在密集架的每一層粘附RFID層架標簽，系統(tǒng)錄入每一層的開展次序編碼，在RFID層架標簽上打印出該編碼信息內(nèi)容，以便于相關工作人員查閱。當檔案資料放置在密集架的某一層時，將RFID電子標簽與RFID層架標簽進行數(shù)據(jù)關聯(lián)綁定，實現(xiàn)“一檔一芯”的身份認定。系統(tǒng)在開展順架、盤點、倒架等作業(yè)時，需要借助設備自身帶有的RFID手持機讀取RFID層架標簽與RFID電子標簽，從而自動化實現(xiàn)相關的業(yè)務流程處置。進行盤點作業(yè)時，僅僅需要使用RFID手持機就可直接移動掃描架上的RFID標簽，無需將檔案資料移出或打開，就可以完成標簽數(shù)據(jù)的讀取，讀取過程更快速、更準確、更智能。
      在智慧檔案室中建立起一套成熟完備RFID系統(tǒng)，充分發(fā)揮其輔助功能，如同一位“私人管家”統(tǒng)籌整理檔案室存儲資料與數(shù)據(jù)衍生，可以大大提高智慧檔案室的工作效率，同時也可以節(jié)省相關工作人員對檔案的查詢、提取、存儲工作的時間，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集和批量處理，在盤點中自動生成表格，且支持離線工作，全程減輕相關工作者的工作負擔，成為智慧檔案室工作人員的貼心幫手。